par Les déménagements de bureaux commencent de manière passionnante. Vous imaginez le produit fini – tout le monde dans votre entreprise travaillant et prospérant dans un bureau flambant neuf et parfaitement organisé.
La panique s’installe lorsque vous réalisez que vous devez trouver comment préparer un déménagement et tout organiser dans ce nouveau bureau.
Les déménagements de bureaux impliquent un nombre impressionnant de pièces mobiles, au sens propre comme au sens figuré. Il faut évidemment tout déménager, mais il faut aussi tenir compte du bonheur des employés, des flux de travail transitoires, de la réorganisation, des périodes d’adaptation, et bien d’autres choses encore.
Ne vous inquiétez pas, nous avons dressé une liste pour vous préparer à gérer tous les aspects de votre déménagement de bureau.
Nombre de ces conseils proviennent directement de notre groupe Facebook des Offices Managers ! Découvrez les pépites de sagesse que notre communauté a à vous offrir et participez à la conversation. Rejoignez le groupe ici.
1. Sélectionnez un endroit pour organiser les notes et les tâches relatives au déménagement.
Tout d’abord, déterminez où et comment enregistrer et organiser toutes les notes, documents, listes de tâches et autres éléments liés au déménagement. La centralisation des informations vous évitera de vous arracher les cheveux plus tard – si vous vous souvenez que vous avez une chronologie des déménagements de bureaux dans Google Drive, une liste de choses à faire dans la boîte, et une liste de commentaires manuscrits des employés dans… un de vos carnets, de préférence pas celui qui semble avoir disparu de votre sac de travail.
2. Organisez les documents clés.
Utilisez maintenant la méthode que vous avez établie à la première étape pour organiser les documents importants, notamment les dossiers d’assurance, les contrats, les accords et autres documents.
Si vous n’avez pas encore de contrats et d’accords, vous pouvez simplement leur réserver un espace pour vous aider à rester organisé par la suite.
3. Annoncez le déménagement.
Prévoyez un courriel détaillé, un segment de bulletin d’information, une présentation à la mairie ou une brève vidéo pour informer les employés du grand déménagement.
L’annonce doit être complète, quel que soit le format que vous choisissez. La communication doit dire aux employés tout ce qu’ils ont besoin de savoir. En fait, plus la communication sera détaillée, plus il vous sera facile de comprendre toutes les étapes du déménagement de votre bureau.
Lorsque vous créez l’annonce, veillez à traduire tous les éléments applicables dans votre liste principale de tâches. Par exemple, si votre annonce rassure les employés, ils disposeront d’une « liste de contrôle du déménagement des bureaux pour les employés » complète des choses à faire avant le jour du déménagement, vous devez alors inclure « l’élaboration et la distribution de la liste de contrôle » comme mesure à prendre dans votre calendrier.
Voici quelques éléments à inclure dans votre annonce :
Nom et adresse du nouveau bureau
Date du déménagement
Principales caractéristiques du nouveau bureau
Justification du déménagement (Une citation du PDG ou d’un autre décideur clé est le moyen idéal d’expliquer la décision de déménager – et même de les enthousiasmer pour la transition).
Ce que les employés doivent faire maintenant, le cas échéant
Quelles sont les informations que les employés devraient s’attendre à recevoir à l’avenir
Après l’annonce initiale, vous voudrez prévoir un moyen de parler aux employés tout au long du déménagement. Passez à l’étape 4 !
4. Parlez aux employés.
Une fois que l’annonce a quelques semaines pour s’installer, parlez aux employés pour obtenir leur avis. Demandez leur avis sur les aspects du déménagement ou du nouveau bureau que vous pouvez raisonnablement contrôler et intégrez dans votre processus de planification, notamment :
Évolution des besoins en matière d’espace de travail (certains employés peuvent souhaiter demander des bureaux debout, des lampes, des écrans de protection de la vie privée, etc.)
Les besoins en équipement (Remplacer les claviers cassés, les écrans fissurés, etc.)
Changement de siège (Certains employés peuvent avoir besoin ou vouloir changer les équipes et les personnes près desquelles ils s’assoient).
Préférences en matière de style de travail, en particulier si votre nouvel espace comprend des éléments de plans d’étage ouverts et privés.
Éléments de conception souhaités ou recommandations
Tout problème qui empêche les gens de transporter des boîtes lourdes et d’aider à déménager le travail
Vous pouvez transmettre cette communication de plusieurs façons :
Communiquer par l’intermédiaire des responsables de départements/divisions
Envoyer une enquête
Organisez des réunions individuelles si votre entreprise est de petite taille
Utilisez l’outil de livraison de courrier électronique de votre entreprise
Utilisez le groupe interne de votre entreprise sur Facebook
Après avoir envoyé la première communication, créez un plan pour les envois suivants. Vous voudrez probablement envoyer une communication par mois jusqu’au jour du déménagement, si la complexité de votre déménagement l’exige. Si votre entreprise dispose d’une équipe de communication interne, faites appel à elle pour vous assurer que vos messages sont bien transmis.
5. Établissez votre budget et votre processus d’achat.
Obtenez un budget (de préférence sur papier) auprès des dirigeants de votre entreprise et établissez des lignes directrices pour effectuer tous les achats liés au déménagement. Pouvez-vous utiliser une carte d’entreprise ? Devrez-vous présenter des factures ? Qui (le cas échéant) devra approuver vos achats ou les contrats des fournisseurs ?
Cette étape vous aidera à envisager le processus de déménagement. Par exemple, si vous avez besoin d’une équipe de trois personnes pour approuver tous les achats et contrats, vous pourrez prévoir un délai supplémentaire pour toutes les tâches liées aux achats.
6. Établir et enregistrer les détails essentiels.
Confirmez et enregistrez les détails clés qui pourraient affecter le déménagement. Il s’agit notamment des éléments suivants
L’effectif du personnel
Taille du bureau actuel
Taille du nouveau bureau
7. Faites des listes de ce que vous avez et des listes de ce dont vous avez besoin.
Il est maintenant temps de faire l’inventaire de tout ce qui est petit et grand. Faites deux listes :
Les choses que vous prenez
Les choses que vous laissez derrière vous
Les listes devraient mettre en lumière certains besoins que vous pourriez autrement négliger, surtout si vous les recoupez avec le plan de votre nouveau bureau.
Par exemple…
Si le déménagement des bureaux implique une refonte complète du design et que vous allez laisser derrière vous toutes les poubelles et les tableaux blancs, vous devrez peut-être acheter de nouvelles versions de ces articles de première nécessité pour qu’ils correspondent au nouveau look.
Si vous déménagez avec un budget serré, une liste d’inventaire vous rappellera que vous devez en fait tout ranger dans ce vieux placard à fournitures.
